Módulo CRM

El módulo de CRM (Client Relationship Management), es un módulo que le permite manejar la relaciones con sus clientes, llevar el historial de llamadas y servicios realizados así como generar ordenes para realizar servicios que los clientes solicitan.

AVISO: El módulo lo deberá de solicitar a su ejecutivo de ventas SAIT o Distribuidor autorizado más cercano.

Configuración de Catálogos Iniciales
Registrar Actividades
Agregar una Orden de Servicio
Registrar Servicios a una Orden
Seguimiento a Actividades
Consulta Individual de Ordenes
Consulta General de Ordenes
Reportes del Módulo
Reportes de Ordenes
Módulo de OPORTUNIDADES

Configurar Catálogos Iniciales

Antes de iniciar con el uso del Módulo de CRM, usted deberá capturar los catálogos iniciales de: Categorías, Contactos y Proyectos.

Contactos

Permite Agregar, Modificar y Eliminar contactos de los clientes. Con opción de exportar a Excel en caso de ser necesario.

Agregar Contacto.

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Contactos.
Hacer clic en [Agregar].
El sistema le proporciona la clave del contacto. Es un numero consecutivo y se incrementa a partir del ultimo contacto que se agregó.
Especificar el nombre y los demás datos del contacto.
Hacer clic en [Agregar].

Modificar Contacto.

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Contactos.
Seleccionar el contacto posicionandose sobre el registro deseado.
Hacer clic en [Modificar].
Hacer las modificaciones necesarias.
Hacer clic en [Modificar].

Eliminar Contacto.

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Contactos.
Seleccionar el contacto posicionandose sobre el registro deseado.
Hacer clic en [Eliminar].
Verificar que sea el contacto correcto.
Hacer clic en [Eliminar].
¿Seguro que desea borrar el contacto? Hacer clic en [Si].

Proyectos

Permite registrar proyectos al sistema de los cuales pueden surgir varias órdenes y servicios.

Agregar Proyecto.

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Proyectos. Hacer clic en [Agregar].
El sistema le proporciona la clave del proyecto. Es un numero consecutivo y se incrementa a partir del ultimo proyecto que se agregó.
Especificar la clave del cliente al que pertenece el proyecto.
Especificar el nombre del proyecto.
Especificar la fecha de inicio y meta del proyecto.
Seleccionar el usuario encargado del proyecto.
Especificar el contacto de la empresa encargado del proyecto.
Hacer clic en [F8 = Procesar].

** Modificar Proyecto.**

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Proyectos.
Seleccionar el proyecto deseado, posicionandose sobre el registro. Hacer clic en [Modificar].
Hacer las modificaciones necesarias.
Se pueden consultar las Pendientes y Completas generadas a partir del proyecto.
Al hacer doble clic o presionar la tecla [Enter] en el # de orden se muestra la ventana para modificarla.
Hacer clic en [F8 = Procesar].

Eliminar Proyecto.

En el menú ir a: CRM \ Catálogo de Proyectos.
Seleccionar el proyecto deseado, posicionandose sobre el registro. Hacer clic en [Eliminar].
Hacer clic en [F8 = Procesar]. Aparecerá el mensaje: ¿Seguro que desea borrar el proyecto? Hacer clic en [Si].
Listo!!! Con eso se elimina la información del Proyecto.

NOTA: Un proyecto se completa cuando todas sus órdenes se hayan cerrado y no haya actividades pendientes por realizar.

Registrar Actividades

Permite agregar actividades (servicios) realizadas a los clientes. Si después de realizar la actividad surge un nuevo servicio, se pueden agregar tareas u ordenes a partir de ésta.

Agregar Actividad

En el menú ir a: CRM \ Agregar Actividad o presionar las teclas CTRL+D.
Especificar los datos del contacto al que se le dio un servicio.
Seleccionar el tipo de actividad.
Especificar el detalle de la actividad realizada.
Agregar una Tarea u Orden de servicio en caso de quedar algo pendiente de esa actividad.
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Modificar Actividad

En el menú ir a: CRM \ Consultar Actividad.
Especificar los rangos de las actividades a consultar.
Hacer clic en [Consultar].
La consulta se puede enviar a Excel.

Eliminar Actividad

En el menú ir a: CRM \ Consultar Actividad.
Después de haber consultado las actividades, seleccionar la que se desea modificar.
Hacer clic en [Modificar] o hacer doble clic o presionar la techa [Enter].
Modificar la información necesaria.
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Agregar Orden de Servicio

Este proceso permite asignar una orden directa a algun usuario de la empresa.

Los pasos para agregarla son los siguientes:

En el menú ir a: CRM \ Agregar Orden de Servicio o presionar las teclas CTRL+S
Capturar la clave del proyecto al que pertenece la orden (Opcional).
Especificar los datos del contacto al que se le va a programar la orden.
Indicar la prioridad de la orden.
Seleccionar el usuario al que se le va a asignar la orden.
Especificar la fecha y hora de la cita.
Seleccionar el tipo de actividad.
Especificar el detalle de la orden.
Especificar el equipo recibido (Opcional).
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Registrar Servicios a una Orden

En el menú ir a: CRM \ Agregar Servicio o presionar las teclas CTRL+R.
Escribir el número de orden.
Registrar la actividad realizada.
Si la orden ya se termino activar la casilla [x] Servicio Terminado.
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Seguimiento a actividades

Permite llevar el control de las actividades realizadas por el usuario para saber que seguimiento se le dio.

En el menú ir a: CRM \ Seguimiento de Actividades
Se muestran la fecha, hora, contacto, empresa y el status de las actividades del usuario a las que no se le ha dado seguimiento.
En caso de querer cargar actividades de otro usuario o actividades terminadas:
Hacer clic en [Cargar Actividades].
Seleccionar el usuario.
Especificar el cliente.
Especificar el contacto.
Seleccionar el rango de fechas de las actividades a mostrar.
Seleccionar el status.
Hacer clic en [Cargar].
Se puede crear una nueva actividad al hacer clic en [Nueva actividad].
Por cada actividad cargada se muestra la información del contacto, la descripción y el seguimiento que se le dio.
En caso de que la actividad este terminada hacer clic en [Ok].
En caso de que una actividad terminada se desee poner pendiente, hacer clic en [Pend].
Se puede copiar la información de la actividad y pegarla en alguna otra aplicación.

Consulta Individual de Orden de Servicio

Permite consultar de manera directa una orden de servicio en específica.

En el menú ir a: CRM \ Consulta Individual de Ordenes.
Escribir el número de orden.
Se muestra la información para hacer las correspondientes modificaciones.

Consulta General de Ordenes

Permite consultar de manera genealizada a traves de ciertos filtros, ubicar más facilmente un rango de ordenes de servicios.

En el menú ir a: CRM \ Consulta General de Ordenes.
Especificar el status de las ordenes
Seleccionar el usuario.
Especificar el cliente.
Escribir el contacto.
Seleccionar el proyecto.
Especificar el rango de fechas en que fue creada y terminada.
Hacer clic en [Consultar].
Se muestra el resultado de la consulta.
En caso de querer consultar individualmente una orden se debe seleccionar y hacer clic en [Modificar].

Consulta en base a Conceptos.

Permite consultar órdenes de servicios en base a la información capturada en la descripción del servicio a realizar o en las actividades de la orden.

En el menú ir a: CRM \ Consulta General de Ordenes.
Escribir alguna palabra o frase contenida en la orden.
Hacer clic en [Buscar].

Verificar una orden terminada.

En el menú ir a: CRM \ Consulta General de Ordenes.
Después de haber consultado las ordenes, seleccionar a la que se desea verificar. Hacer clic en [Verificar].
Registrar los comentarios del cliente.
Si la orden ya se cerró activar la casilla [x] Servicio Terminado.
Especificar la calificación que le da el cliente al servicio brindado.
Si no se cerró la orden se volverá a reabrir.
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Verificar una orden terminada.

En el menú ir a: CRM \ Consulta General de Ordenes.
Después de haber consultado las ordenes, seleccionar a la que se desea reabrir. Hacer clic en [Reabrir].
Registrar los comentarios del cliente.
Si la orden ya se cerró activar la casilla [x] Servicio Terminado.
Especificar la calificación que le da el cliente al servicio brindado.
Si no se cerró la orden se volverá a reabrir.
Hacer clic en [F8 = Procesar] o presionar la tecla F8.

Al consultar órdenes se muestran los siguientes Status:
PEND: Orden pendiente de realizar. No se ha terminado.
OK: Orden terminada. No se ha cerrado.
OK2: Orden cerrada. .

Reportes

Permite imprimir reportes de Actividades y Tareas realizadas.

En el menú ir a: CRM \ Reportes.
Seleccionar el reporte que se desea consultar.
Especificar las restricciones de la consulta.
Hacer clic en [Imprimir] si desea ver el reporte en pantalla o enviarlo a la impresora.
Hacer clic en [Hoja] para enviar la consulta a Excel.

Reportes de Ordenes

Permite imprimir reportes de órdenes de servicio realizadas.

En el menú ir a: CRM \ Reportes de Ordenes
Seleccionar el reporte que se desea consultar.
Especificar las restricciones de la consulta
Hacer clic en [Imprimir] si desea ver el reporte en pantalla o enviarlo a la impresora.
Hacer clic en [Hoja] para enviar la consulta a Excel.

Módulo de Oportunidades

El siguiente apartado del modulo CRM presenta la gestión de las Oportunidades detectadas, en donde existe la posibilidad de concretar una venta o un servicio a un determinado cliente.

Agregar Oportunidad

Ir a CRM \ Agregar Oportunidad.
Seleccionar el Contacto en el cual se detecto la Oportunidad. Al seleccionar dicho Contacto, se llenaran los datos referentes a los almacenados en el.
Seleccionar el Tipo de Oportunidad y el Agente a quien se va asignar la Oportunidad.
Los campos de ‘Asunto’, ‘Observaciones’ y ‘¿Cómo nos conoció?’ son los datos informativos sobre las observaciones de la Oportunidad.
Hacer clic en [Crear] para guardar.

Consultar Oportunidad

Ir a CRM \ Consultar Oportunidades.
Se nos presentara la ventana de ‘Oportunidades’ con los registros en Status de ‘Nuevas’.

En base a los filtros de búsqueda, ingresar las características con las cuales se registro la Oportunidad.
Clic en [Consultar].
Se nos mostrarán los resultados de la búsqueda realizada.

Seguimiento a Oportunidad

Ir a CRM \ Consultar Oportunidades.
Se nos presentara la ventana de ‘Oportunidades’.
En base a los filtros de búsqueda, ingresar las características con las cuales se registro la Oportunidad.
Clic en [Consultar].
Se nos mostraran los resultados de la búsqueda realizada. Clic en el renglón de la oportunidad a dar seguimiento.
Una vez seleccionado el registro, clic en [Seguimiento], o bien, dar doble clic sobre el registro.
Se nos presenta la ventana ‘Seguimiento de Oportunidades’, en donde registraremos el desarrollo de las Oportunidades creadas.
Seleccionar uno de las siguientes procesos por registrar en la Oportunidad.

ESPERAR

Para mantener la Oportunidad aun por iniciar, dar clic en [Esperar].
En el campo ingresar los comentarios referentes al estado de la Oportunidad.
Se nos abrirá el campo de , ingresar la fecha en que se le volverá a comunicar al contacto.
Clic en [Guardar].

TRABAJANDO

Una vez iniciado el desarrollo y constante seguimiento a la Oportunidad, clic en [Trabajando].
Previamente se tuvo que haber ingresado el Seguimiento y los Comentarios del prospecto.

CERRADA

En dado caso que se haya logrado el objetivo de la Oportunidad, podemos dar por cerrada la Oportunidad.
Clic en [Cerrada].
Se nos abrirá el campo de , ingresar el folio de la factura en la cual se realizo la venta lograda.
Clic en [Guardar].

PERDIDA

Sí la Oportunidad no se llego a concretar y por tal motivo no se le dará mas seguimiento, clic en [Perdida].
Se nos abrirán los campos <¿Por qué perdidos> y <¿Qué podemos hacer para mejorar?>, ingresar las respuestas a estas preguntas.
Clic en [Guardar].

Historial de Oportunidades

Ir a: CRM \ Consultar Oportunidades.
Se nos presentara la ventana de ‘Oportunidades’.
En base a los filtros de búsqueda, ingresar las características con las cuales se registro la Oportunidad.
Clic en [Consultar].
Se nos mostraran los resultados de la búsqueda realizada. Clic en el renglón de la oportunidad a dar seguimiento.
Una vez seleccionado el registro, clic en [Seguimiento], o bien, dar doble clic sobre el registro.
Se nos presenta la ventana ‘Seguimiento de Oportunidades’, clic en [Historial].
Se nos mostrará la ventana ‘Historial de Contacto’.
En esta ventana podremos visualizar los movimientos registrados en este oportunidad, así como copiarlos a clipboard, mandar a excel o mandar a imprimir.